Dome Assistance, sedert ruim 10 jaar een vaste waarde in de dienstencheque-wereld, zet een volgende stap in haar digitaal traject.
Een nieuwe App maakt de communicatiestromen tussen klant, huishoudhulp en kantoor gemakkelijk en efficiënt en concentreert de administratieve verrichtingen in een gebruiksvriendelijk instrument.
Wat doet deze App? Klant, huishoudhulp en kantoormedewerker hebben elektronisch toegang tot alle administratieve documenten: met één klik vindt de klant de samenwerkingsovereenkomst en de Algemene Voorwaarden en vindt de huishoudhulp zijn/haar arbeidscontract en arbeidsreglement.
Nog vernieuwender is de manier waarop deze App communicatie mogelijk maakt tussen alle betrokken partijen. Erika Tuypens, zaakvoerder en oprichtster van Dome Assistance, licht toe: ‘Al sinds de oprichting gaan we voor kwaliteit en innovatieve automatisering van de bedrijfsprocessen, dit alles vanuit het perspectief de samenwerking, zowel voor de klanten als voor elk individueel personeelslid, optimaal, gemakkelijk en vloeiend te laten verlopen.’
Het bundelen van alle communicatie in deze bijzonder gebruiksvriendelijke App maakt veel getelefoneer of sms-verkeer overbodig. Niet dat de telefoon wordt uitgeschakeld! ‘Integendeel, we behouden onze telefonische permanentie die steeds minder voor administratieve doeleinden wordt gebruikt maar wel om gepersonaliseerde oplossingen aan te bieden. Immers kunnen de kantoormedewerkers, die in de zijlijn alles opvolgen, inspelen op de noden die blijken uit dit digitale verkeer. De tijdswinst die vrijkomt door het centraliseren van alle communicatie, biedt dan ook meer ruimte om vervangingsregelingen te treffen, tevredenheidspeilingen te doen, medewerkers te coachen en de kwaliteitsbewaking nog stipter op te volgen.’
Voordelen voor de klant
Van zodra de klant is ingelogd, krijgt hij toegang tot alle nuttige documenten en tot zijn individuele planning. Via een intuïtieve user-interface laat het berichtencentrum toe 7/7 en 24/24 berichten te sturen naar de huishoudhulp en/of het kantoor. Speciale wensen of aandachtspunten kunnen op die manier worden meegedeeld. Wijzigingen in de planning kunnen worden aangevraagd en worden volautomatisch verwerkt als ze in de planning van de huishoudhulp passen.
Ook de huishoudhulpen kunnen op die manier de klant op de hoogte brengen van bepaalde zaken, kunnen vragen stellen, suggesties meegeven of planningswijzigingen voorstellen. Deze efficiënte communicatiestroom zorgt ervoor dat vragen en antwoorden, mededelingen enz.., gestroomlijnd worden en consulteerbaar zijn op elk moment. Telefoontjes en sms’en worden vrijwel overbodig want er is een geïntegreerd opvolgsysteem voorzien dat zowel voor de klant, de huishoudhulp als de kantoormedewerker toegankelijk is. Dome Assistance vertrouwt erop dat deze App zeer snel zal ingeburgerd zijn omdat het merendeel van de Dome Assistance klanten de voordelen van digitalisering inziet.
Dit blijkt bijvoorbeeld uit het feit dat maar liefst 80 procent van het cliënteel reeds jaren elektronische dienstencheques gebruikt, waar het landsgemiddelde vandaag nog steeds onder de 50 procent blijft. De testfase bleek in ieder geval succesvol en zowat alle klanten gebruiken de App. Verwacht wordt dat nieuwe klanten van meet af aan deze gratis tool zullen gebruiken.
Voordelen voor de huishoudhulp
Voor de huishoudhulp is deze App het kloppend hart voor planning en communicatie. Papieren administratie vervalt en prestaties worden in real time ingegeven en verwerkt. Ook ontvangen papieren cheques worden via de App geregistreerd. Banale verrichtingen en repetitieve handelingen worden op die manier tot een minimum herleid. De App biedt in één oogopslag wat voor een klant is gebeurd en wat nog is ingepland. Deze automatisering stelt Dome Assistance Dienstencheques nog beter in staat in te zetten op geïndividualiseerde begeleiding.
Een kantoorbezoek dient niet meer om de noodzakelijke paperassen in orde te brengen maar geeft nu ruimte voor een babbel rond individuele bekommernissen, problemen of wat de huishoudhulpen ook mag bezighouden.
‘Het luisterend oor en de oplossingsgerichte aanpak blijken toch wel te worden gewaardeerd want het poetsen in de privé-woningen van onze klanten, kan voor sommigen best een eenzaam beroep zijn’, vervolgt Erika Tuypens. ‘We hebben van meet af aan meegewerkt aan de opwaardering van ‘de poetsvrouw’, die bij ons een ‘Dome Assistent’ is. We bieden elke medewerker een vast arbeidscontract en zorgen voor een continue begeleiding en opvolging. Het feit dat onze ‘Dome Assistenten’ bijvoorbeeld de betalingen kunnen zien van hun klanten, blijkt bijzonder motiverend te werken en betrekt hen op een positieve manier in de uitbouw van de relatie klant-dienstverlener. Onze medewerkers ervaren een stipte betaling als een appreciatie vanwege de klant en zijn op die manier ook meer betrokken in de klantenrelatie.’
De digitalisering leidt aldus tot wederzijds respect en doorgedreven motivatie. De meeste medewerkers beschikken zelf over een smartphone en krijgen een vergoeding voor het professionele gebruik van de App. Wie geen smartphone heeft, wordt er één ter beschikking gesteld enkel voor professioneel gebruik. Het gebruik van de App is zo intuïtief dat opleiding hiervoor nauwelijks nodig is.
Met deze App zet Dome Assistance voor de toekomst resoluut in op gebruiksgemak en comfort voor klant en huishoudhulp door het uitschakelen van administratieve overlast en het optimaliseren van snelle en goede communicatie. Dit maakt Dome Assistance voor de klant een aantrekkelijke zakenpartner en voor de huishoudhulp een aantrekkelijke werkgever.
